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Datenschutzhinweise für den Einsatz von Kameras des Facility Management Roboters auf dem Gelände des Bildungscampus
Wir, die Schwarz Campus Service GmbH & Co. KG (SCS; nachfolgend „wir“ oder „uns“) möchten im Rahmen von Projekten testen, wie innovative neue Technologien in Zukunft eingesetzt werden können, um den Standortbetrieb reibungslos zu gestalten und dadurch das Leben und Arbeiten am Campus insgesamt zu verbessern. Hierzu testen wir unterschiedliche Innovationen in einem genau definierten Bereich des Campus („Gelände des Bildungscampus“). Dort wird auch der Facility Management Roboter (im Folgenden „FM Roboter“ oder „Roboter“) getestet.
Der FM Roboter ist eine autonome, technische Einheit, die sich auf dem Gelände frei bewegen kann. Der Roboter verarbeitet seine Umgebung durch Kameras, einschließlich Wärmebildkameras. Es kann hierbei auch zur Verarbeitung personenbezogener Daten kommen, weil die Kameras zwangsläufig auch Personen filmen. Eine Erkennung von Personen ist jedoch nicht der Zweck des Einsatzes. Wir möchten vielmehr auf dem Campus bestimmte Einsatzszenarien insbesondere zur Unterstützung des Facility Managements („FM“) durchführen und testen, ob sich der Roboter hierfür eignet.
In den folgenden Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über Art und Umfang der möglichen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Verbindung mit dem Einsatz von Kameratechnologie im FM Roboter. Personenbezogene Daten sind Informationen, die Ihrer Person direkt oder mittelbar zugeordnet sind bzw. zugeordnet werden können. Den rechtlichen Rahmen hierfür bildet insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Datenschutzrechtlich verantwortlich ist die:
Schwarz Campus Service GmbH & Co. KG
Stiftsbergstraße 1
74172 Neckarsulm
E-Mail: scs-marketing@mail.schwarz
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Schwarz Campus Service GmbH & Co. KG
Datenschutzbeauftragter
Stiftsbergstraße 1
74172 Neckarsulm
E-Mail: datenschutz@mail.schwarz
1. Wo und wie findet die Datenerhebung statt?
Der oben abgebildete Roboter fährt autonom entlang von per GPS-Koordinaten definierten Routen (Türkis) und arbeitet Aufgaben ab.
Das hierfür ausgewählte Gelände des Bildungscampus ist in Gelb gekennzeichnet:
Die Kameras des Roboters fertigen Videobilder des sichtbaren Bereichs an. Diese dienen primär zur Orientierung des Roboters selbst. Daneben ist der Roboter darauf programmiert, bestimmte Szenarien zu erkennen und hierüber ggf. das Facility Management zu informieren. Erkennt der Roboter, dass ein solches Szenario vorliegt, fertigt er ein Bild an und sendet dies mit einer entsprechenden Benachrichtigung an das Facility Management. Auf diesen Bildern, wie auch den Videoaufnahmen zur Orientierung des Roboters, können (und ohne, dass dies beabsichtigt ist oder in irgendeiner Weise verwendet wird) auch Personen abgebildet sein, die sich gerade im sichtbaren Bereich aufhalten. Die Videosequenz wird ausschließlich „live“ erfasst und nicht gespeichert. Lediglich die an das Facility Management übersandten Bilder werden gespeichert. Gesichter werden vorher automatisiert verpixelt und damit unkenntlich gemacht. Die Wärmebildkameras sind standardmäßig ausgeschaltet und kommen nur in bestimmten Szenarien zum Einsatz, z. B., um Wärmemessungen an Klimaanlagen vorzunehmen. Das Facility Management kann den Roboter im Bedarfsfall manuell steuern, wozu es auf die Livekameradaten zugreift, um diesen bedienen zu können. Dies erfolgt, wenn der Roboter eine Fehlfunktion meldet, z. B. weil er festgefahren ist.
Der Roboter arbeitet momentan folgende Aufgaben ab bzw. wird aktuell in folgenden Szenarien eingesetzt:
- Nutzbarkeit von Notausgängen und Zufahrten: Wenn der Roboter erkennt, dass ein Kraftfahrzeug oder ein anderer Gegenstand in einem Bereich abgestellt ist, in dem Parken und Halten verboten ist (Feuerwehrzufahrten, Notausgänge etc.), übersendet der Roboter ein Bild an das Facility Management. Dieses überprüft das Szenario und leitet ggf. weitere Maßnahmen ein, in dem es zum Beispiel ein Abschleppunternehmen beauftragt oder das Hindernis beseitigt.
- Senkpoller-Anlagen: Wenn der Roboter erkennt, dass ein Senkpoller nicht einwandfrei funktioniert, zum Beispiel, weil er sich nach einer Durchfahrt nicht hebt, übersendet er ein Bild an das Facility Management. Dieses leitet eine händische Überprüfung ein.
- Angeschaltetes Licht: Wenn der Roboter erkennt, dass in einem Gebäude Licht angeschaltet ist, obwohl dies nach dem Schaltungsplan nicht der Fall sein sollte, informiert er das Facility Management hierüber, damit das Licht ausgeschaltet werden kann.
- Klimaanlagen: Der Roboter nimmt standardmäßig Temperaturmessungen an Auslässen von Klimaanlagen vor. Hierzu wird die verbaute Wärmebildkamera eingesetzt. Dies erfolgt, um sicherzustellen, dass die Anlagen störungsfrei funktionieren.
- Fahrradzählung: Der Roboter wird auch eingesetzt, um an vorgegebenen Stellen passierende Fahrräder zu zählen. Dies soll uns eine Datengrundlage liefern, um den Campus verkehrssicherer und fahrradfreundlicher gestalten zu können, wo dies erforderlich erscheint. Hierbei fertigt der Roboter keine gesonderten Bilder an.
Der Roboter kommt ausschließlich an Werktagen sowie zur Tagzeit zum Einsatz.
2. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Sobald sich Personen im Sichtbereich des Roboters befinden, erfassen die Kameras als bloßes „Beiwerk“ deren äußeres Erscheinungsbild. Von Fahrzeugen auf dem Testgelände können in bestimmten Einsatzszenarien die Kennzeichen erfasst werden, etwa bei einer zugeparkten Feuerwehrzufahrt. Wird vom Roboter erkannt, ob in einem bestimmten Raum das Licht eingeschaltet ist, wäre es theoretisch möglich, zu ermitteln, wer den Raum benutzt und damit das Licht eingeschaltet (bzw. nicht ausgeschaltet) haben könnte. Eine solche Zuordnung wird durch die SCS jedoch nicht vorgenommen und ist meistens auch nicht möglich, weil das Licht zentral geschaltet wird.
3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?
Der Einsatz des Roboters und der eingebauten Kameratechnologie erfolgt zu dem Zweck, zu testen, ob der Roboter generell und im Rahmen der unter Abschnitt 1 genannten Einsatzszenarien sinnvoll eingesetzt werden kann. Im Regelbetrieb erfolgt der Einsatz, um die Sicherung und Betreuung des Campus durch das Facility Management in den genannten Einsatzszenarien zu unterstützen und Daten für die Verbesserung des Campus zu sammeln.
Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Erforschung und Anwendung innovativer Techniken zur Optimierung verschiedener Aspekte des Lebens auf dem Campus.
4. An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?
In den Betrieb des FM Roboters werden Dienstleister einbezogen. Die hierbei für uns tätig werdenden Unternehmen werden sorgfältig ausgewählt und schriftlich beauftragt. Sie sind an unsere Weisungen gebunden und werden vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von uns kontrolliert. Diese Unternehmen verfolgen mit Ihren personenbezogenen Daten keine eigene Zwecke.
Der Roboter selbst und die Technologie, einschließlich der Videotechnologie, werden uns von der Ascento AG („Ascento“) mit Sitz in der Schweiz als Auftragsverarbeiter zur Verfügung gestellt. Ascento erhält zu Wartungszwecken in einzelnen Situationen Zugriff auf durch den Roboter erhobene Daten. Soweit Ascento selbst Dienstleister einsetzt, die personenbezogene Daten verarbeiten, haben wir Ascento dazu verpflichtet, diesen Dienstleistern die gleichen Verpflichtungen im Hinblick auf den Umgang mit personenbezogenen Daten aufzuerlegen, denen Ascento selbst unterliegt. Durch Ascento findet eine Verarbeitung der beschriebenen Daten momentan in der Schweiz und in Deutschland statt. Für die Schweiz liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Kommission im Sinne von Art. 45 Abs. 1 DSGVO vor.
Ascento setzt darüber hinaus Dienstleister in den USA und Singapur ein, die den Livestream der Kamera ermöglichen. Diese werden auf die Einhaltung der EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet, soweit nicht anderweitig ein angemessenes Datenschutzniveau hergestellt ist, zum Beispiel im Fall der USA durch eine Zertifizierung nach dem Data Privacy Framework. Die EU-Standardvertragsklauseln können zum Beispiel hier abgerufen werden: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj.
Die Livedaten des Roboters sind ausschließlich für unser Facility Management direkt einsehbar, werden jedoch nicht gespeichert. Die Livedaten werden nur eingesehen, wenn der Roboter in besonderen Situationen manuell gesteuert wird (etwa, weil er einen Fehler gemeldet hat oder ein Einsatzszenario aus anderen Gründen eine manuelle Steuerung erforderlich werden lässt).
5. Wie lange speichern wir ihre personenbezogenen Daten?
Wir löschen oder anonymisieren Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die Zwecke, für die wir sie nach den vorstehenden Ziffern verarbeiten, nicht mehr erforderlich sind.
Gesichter auf gespeicherten Bildern werden wie beschrieben unmittelbar nach Übermittlung der Aufnahme an das Facility Management verpixelt. Die Bildaufnahmen selbst werden nach 48 Stunden gelöscht. Metainformationen aus den Bildaufnahmen (Informationen darüber, ob eine Aufgabe richtig ausgeführt wurde und was das Ergebnis war) werden nach spätestens 90 Tagen gelöscht. Hiervon unberührt bleibt eine Aufbewahrung auf Grundlage anderer Rechtsgrundlagen, zum Beispiel zur Verfolgung von Rechtsansprüchen, wenn entsprechende Vorfälle auf den Bildaufnahmen zu sehen ist.
6. Welche Rechte haben Sie im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer Daten?
Gerne teilen wir Ihnen auf Anfrage Auskunft nach Art. 15 DSGVO. Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen einen Anspruch auf Berichtigung unrichtiger Daten sowie auf Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten.
Da auf den Bildaufnahmen keine Gesichter erkennbar sind, ist es möglich, dass diese Rechte nicht zum Tragen kommen, da wir Sie nicht zweifelsfrei identifizieren können. Hierüber werden wir Sie bei einer entsprechenden Anfrage informieren.
In den Fällen, in denen wir Ihre Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), haben Sie das Recht, gegen diese Verarbeitung aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen (Art. 21 Abs. 1 S. 1 DSGVO).
Ferner haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen.
7. Sonstiges
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben noch für einen Vertragsschluss erforderlich. Sie sind nicht dazu verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen.
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung, inklusive Profiling, statt.
Stand dieser Datenschutzhinweise: 03/2024
Data Protection Notice for the Facility Management Robot’s use of video cameras on the Premises of the Bildungscampus
We, Schwarz Campus Service GmbH & Co KG (“SCS”; hereinafter referred to as "we" or "us"), are conducting certain projects to test how innovative new technologies can be used in the future to make site operations run smoothly and thereby improve life and work on campus as a whole. We are testing various innovations in a defined area of the campus ("Premises of the Bildungscampus" or “Premises”) for this purpose – this includes the Facility Management Robot (hereinafter referred to as the "FM Robot" or "Robot").
The FM Robot is an autonomous technical unit that can move freely around the Premises. The Robot processes its surroundings using video cameras, including thermal imaging cameras. This may also entail the processing of personal data since the video cameras inevitably also film persons. However, recognising persons is not the purpose of the deployment of the Robot. Rather, we implement certain operation scenarios on the Campus, in particular to support Facility Management ("FM"), and test whether the Robot is suited for this purpose.
In the following Data Protection Notice, we inform you about the type and scope of the possible processing of your personal data in connection with the usage of camera technology in the FM Robot. Personal data is information that is or can be directly or indirectly attributed to your person. The legal framework for this is provided in particular by the General Data Protection Regulation (GDPR).
Controller in accordance with data protection law is:
Schwarz Campus Service GmbH & Co. KG
Stiftsbergstraße 1
74172 Neckarsulm
E-mail: scs-marketing@mail.schwarz
You can reach our Data Protection Officer at
Schwarz Campus Service GmbH & Co KG
Datenschutzbeauftragter
Stiftsbergstraße 1
74172 Neckarsulm
E-mail: datenschutz@mail.schwarz
1. Where and how does the data collection take place?
The Robot pictured above moves autonomously along routes (Turquoise) defined by GPS coordinates and carries out predefined tasks.
The Premises of the Bildungscampus selected for this purpose is marked in yellow:
The Robot's cameras produce video images of the visible area. These are used by the Robot primarily for orientation. The Robot is programmed to recognise certain scenarios and inform the Facility Management about it if necessary. If the Robot recognises such a scenario, it takes a picture and sends it to the Facility Management with a corresponding notification. These pictures, as well as the video recordings for the Robot's orientation, may also show people who are currently in the visible area (without this being intended or used in any way). The video sequence is only captured "live" and is not being stored. Only the pictures sent to Facility Management are stored. Faces are automatically blurred beforehand and thus rendered unrecognisable. The thermal imaging cameras are turned off by default and are only used in certain predefined scenarios, e.g. to measure the heat emission at air conditioning systems. Facility Management can control the Robot manually if necessary, by accessing the live camera data in order to operate it. This only takes place if the Robot reports a malfunction, e.g. because it is stuck.
The Robot currently performs the following predefined tasks respectively is currently used in the following scenarios:
- Usability of emergency exits and access routes: If the Robot recognises that a vehicle or other object is located in an area where parking and stopping is prohibited (fire access routes, emergency exits, etc.), the Robot sends an image to Facility Management, which verifies the scenario and initiates further measures if necessary, for example by commissioning a towing company or removing the obstacle.
- Retractable bollard systems: If the Robot recognises that a retractable bollard is not working properly, for example because it does not lift after a drive-through, it sends an image to Facility Management, which initiates a verification.
- Switched-on light: If the Robot detects that a light is switched on in a building when it shouldn’t be according to the centralized lighting concept, it informs the Facility Management so that the light can be switched off.
- Air conditioning systems: The Robot conducts temperature measurements at air conditioning system outlets which entails the built-in thermal imaging camera to be used. This is done to ensure that the systems are working properly.
- Bicycle counting: The Robot is also used to count bicycles passing by at predefined locations. This shall provide us with a data basis to improve the campus’ traffic safety and make it more bicycle-friendly where necessary. The Robot does not take any pictures for this scenario.
The Robot is only in use on work days at daytime.
2. What personal data is being processed?
As soon as people are in the Robot's visible area, the cameras capture their external appearance as a mere "occasional accessory recording". In certain scenarios, the license plates of vehicles on the Premises can be captured, for example in the case of a blocked fire access way. If the Robot recognises whether the light is switched on in a certain room, it would theoretically be possible to determine who used the room and could therefore have switched the light on (or not switched it off). However, the SCS does not make such associations - it is in most cases not even possible either as the light is controlled remotely.
3. For what purposes and on what legal basis is your personal data being processed?
The Robot and the built-in camera technology are used for the purpose of testing whether the Robot can be of use in general and within the scope of the scenarios described in section 1. In regular operation, the Robot is used to support the security and supervision of the Campus by Facility Management in the aforementioned scenarios and to collect data for the improvement of the Campus.
The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. f GDPR. Our legitimate interest lies in researching and applying innovative technologies to optimise various aspects of life on Campus.
4. To whom do we disclose your personal data?
There are service providers involved in the operation of the FM Robot. The companies working for us are carefully selected and commissioned in writing. They are bound by our instructions and are audited by us before the start of data processing and regularly thereafter. These companies do not use your Personal Data for their own purposes.
The Robot itself and the technology, including the video technology, are provided to us by Ascento AG ("Ascento"), based in Switzerland, as a processor. Ascento has access to data collected by the Robot for maintenance purposes in certain individual cases. Insofar as Ascento itself uses service providers that process personal data, we have obliged Ascento to impose the same obligations on these service providers regarding the handling of personal data that Ascento itself is subject to. Ascento currently processes the described data in Switzerland and Germany. For Switzerland, there is an adequacy decision by the Commission within the meaning of Art. 45 para. 1 GDPR.
Ascento also uses service providers in the USA and Singapore to enable the live stream of the camera. These service providers are obliged to comply with the EU Standard Contractual Clauses, unless an adequate level of data protection is otherwise established, for example in the case of the USA through certification in accordance with the Data Privacy Framework. The EU standard contractual clauses can be found here: eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj.
The Robot's live data can only be viewed directly by our Facility Management but is not being stored. The live data is only viewed if the Robot is controlled manually in certain situations (e.g. because it has reported an error or a scenario makes necessary manual control for other reasons).
5. How long do we store your personal data?
We delete or anonymise your personal data as soon as it is no longer required for the purposes for which we process it in accordance with the above paragraphs.
Faces on stored pictures are blurred as described immediately after the picture is sent to Facility Management. The pictures themselves are deleted after 48 hours. Meta information from the pictures (information on whether a task was carried out correctly and what the result was) is deleted after 90 days at the latest. Storage based on other legal bases, for example for the pursuit of legal claims when corresponding incidents can be seen on the image recordings, remain unaffected.
6. What rights do you have regarding the processing of your data?
We will be happy to provide you with access upon request in accordance with Art. 15 GDPR. Under the respective legal requirements, you have the right to rectification of incorrect data and to erasure, restriction of processing and portability of your personal data.
As no faces are recognisable in the pictures, it is possible that these rights do not apply as we cannot identify you beyond doubt. We will inform you of this in the event of a respective request.
In cases where we process your data based on our legitimate interests (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR), you have the right to object to this processing on grounds relating to your particular situation (Art. 21 para. 1 GDPR).
You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority.
7. Other Information
The provision of personal data is not required by law or contract, nor is it necessary for the conclusion of a contract. You are not obliged to provide us with personal data.
No automated decision-making, including profiling, is conducted.
As of March 2024